1. Identificación del responsable

SKY CODE S.A.S., identificada con NIT 902029442, con domicilio en Ibagué, Tolima, Colombia, en adelante “TARSS”, actúa como responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales según lo descrito en la presente política y en los Términos y Condiciones .

Correo de contacto: dev@tarss.com.co

2. Marco Legal

Los presentes Términos y Condiciones de Uso, se rigen exclusivamente por las leyes de la República de Colombia. En particular se sujetan a la Ley 527 de 1999 por la cual se dicta, reglamenta y reconoce la validez de los actos y contratos electrónicos; la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, que regulan el tratamiento y protección de datos personales; la Ley 1480 de 2011, que protege los derechos de los usuarios y la Ley 23 de 1982, que protege la propiedad intelectual de software y contenidos; y demás normas que complementen, modifiquen o sustituyan.

Cualquier controversia derivada del uso de la plataforma se somete a la legislación colombiana vigente.

3. Alcance de la política

La presente política aplica a todos los datos personales que sean tratados en el contexto del uso de la plataforma tecnológica TARSS, incluyendo aquellos relacionados con clientes, usuarios registrados, usuarios autorizados dentro de cuentas empresariales y titulares cuyos datos sean gestionados a través de los módulos funcionales del sistema.

Esta política cubre tanto los tratamientos en los que TARSS actúa como responsable del tratamiento, como aquellos en los que actúa como encargado por cuenta de sus clientes.

4. Roles en el tratamiento de datos personales

TARSS opera bajo un modelo mixto de tratamiento de datos. En primer lugar, actúa como responsable del tratamiento respecto de los datos personales necesarios para la creación, gestión y administración de cuentas, autenticación de usuarios, facturación, soporte técnico, seguridad y operación general de la plataforma.

En segundo lugar, TARSS actúa como encargado del tratamiento respecto de los datos personales que los clientes cargan, administran o procesan dentro de la plataforma, tales como información de contactos, leads, clientes, conversaciones, llamadas, transcripciones, campañas y demás contenidos. En estos casos, el cliente es el responsable del tratamiento, y TARSS se limita a tratar los datos conforme a las instrucciones del cliente.

5. Datos personales tratados

En desarrollo de sus operaciones, TARSS puede tratar distintas categorías de datos personales.

Cuando actúa como responsable, TARSS puede recolectar y procesar datos como nombre, correo electrónico, número telefónico, información empresarial y de facturación, así como datos técnicos relacionados con el acceso y uso de la plataforma, incluyendo dirección IP, user-agent, identificadores técnicos del dispositivo y registros de actividad y autenticación.

Cuando actúa como encargado, TARSS puede procesar datos que el cliente gestione dentro de la plataforma, incluyendo información de contactos, historiales de conversación, mensajes, archivos adjuntos, registros de llamadas, transcripciones, análisis de contenido y metadatos operativos asociados al uso del sistema.

Adicionalmente, la plataforma permite la carga de archivos y datos estructurados o no estructurados, por lo cual TARSS no limita técnicamente el tipo de información que el cliente puede ingresar, sin perjuicio de las responsabilidades legales que le correspondan a este último.

6. Tratamiento de datos sensibles

La plataforma TARSS puede llegar a procesar datos sensibles en aquellos casos en que los clientes decidan cargarlos directamente en el sistema. Se entienden como datos sensibles, de manera enunciativa y no limitativa, aquellos relacionados con información financiera, datos de salud, datos biométricos, credenciales de acceso, información confidencial o cualquier dato cuyo uso indebido pueda generar discriminación o afectar la intimidad del titular.

TARSS no solicita ni requiere este tipo de información para la prestación de sus servicios, por lo que su incorporación en la plataforma es una decisión exclusiva del cliente. En consecuencia, el cliente declara y garantiza que cuenta con la base legal necesaria para el tratamiento de dichos datos, incluyendo, cuando aplique, el consentimiento expreso del titular.

TARSS no monitorea, filtra ni valida el contenido cargado en la plataforma, ni verifica si los datos corresponden a categorías sensibles. Asimismo, TARSS no asume responsabilidad por la carga indebida de este tipo de información ni por el incumplimiento de la normativa de protección de datos por parte del cliente.

Sin perjuicio de lo anterior, TARSS implementa medidas de seguridad razonables para proteger la información tratada. No obstante, se recomienda evitar el uso de datos sensibles salvo que sea estrictamente necesario y legalmente permitido.

7. Finalidades del tratamiento

Cuando TARSS actúa como responsable, los datos personales son tratados con el fin de gestionar cuentas de usuario, permitir la autenticación y acceso a la plataforma, garantizar la seguridad del sistema, prevenir fraudes, prestar soporte técnico, cumplir obligaciones contractuales y legales, así como generar analítica y métricas relacionadas con el uso del servicio. Adicionalmente, TARSS podrá utilizar estos datos para enviar comunicaciones propias de carácter informativo, operativo o comercial relacionadas con sus servicios.

Cuando TARSS actúa como encargado, los datos son tratados exclusivamente para permitir la ejecución de las funcionalidades de la plataforma, tales como gestión de clientes, ejecución de campañas, automatización de procesos, administración de comunicaciones, análisis de interacciones y demás operaciones definidas por el cliente. En estos casos, TARSS no determina la finalidad del tratamiento, sino que actúa bajo las instrucciones del cliente.

8. Uso de tecnologías de terceros e inteligencia artificial

Para la prestación del servicio, TARSS puede integrar servicios tecnológicos de terceros que permiten funcionalidades como transcripción de llamadas, análisis de conversaciones y procesamiento automatizado de información.

El uso de estas herramientas no implica el entrenamiento de modelos propios por parte de TARSS. Sin embargo, los resultados generados por estos sistemas pueden no ser exactos, completos o adecuados para una finalidad específica, por lo que el cliente es responsable de validar la información antes de utilizarla para la toma de decisiones.

TARSS no realiza decisiones automatizadas que produzcan efectos legales o significativamente relevantes sobre los titulares de los datos.

9. Transferencias internacionales de datos

En el marco de la prestación del servicio, los datos personales pueden ser almacenados, procesados o transferidos a servidores ubicados fuera de Colombia, incluyendo jurisdicciones como Estados Unidos, cuando ello sea necesario para la operación de la plataforma .

El uso de la plataforma implica la aceptación expresa de estas transferencias internacionales.

10. Subencargados y proveedores

TARSS puede apoyarse en proveedores tecnológicos terceros para la prestación de sus servicios, incluyendo servicios de infraestructura, mensajería, procesamiento de datos, inteligencia artificial, autenticación y otras integraciones necesarias para el funcionamiento del sistema.

Estos proveedores pueden tener acceso a datos personales en calidad de subencargados y pueden estar ubicados dentro o fuera del territorio colombiano.

11. Seguridad de la información

TARSS implementa medidas técnicas, administrativas y organizacionales razonables para proteger la información, incluyendo mecanismos de cifrado de credenciales, protección de tokens, validación de integridad, control de accesos por roles, uso de cookies seguras, limitación de solicitudes y registro de eventos de seguridad y auditoría.

No obstante, el usuario reconoce que ningún sistema tecnológico puede garantizar seguridad absoluta, por lo que pueden existir riesgos inherentes a la transmisión y almacenamiento de información .

12. Conservación de la información

Los datos personales serán conservados durante el tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades del tratamiento y las obligaciones contractuales. Una vez finalizada la relación con el cliente, TARSS podrá conservar los datos por un periodo aproximado de hasta noventa (90) días, salvo que exista una obligación legal o necesidad justificada que requiera su conservación por un periodo mayor .

Los datos anonimizados o agregados podrán conservarse por tiempo indefinido.

13. Derechos de los titulares

Los titulares de datos personales tienen derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales, así como a revocar la autorización otorgada para su tratamiento, en los términos establecidos por la ley.

14. Procedimiento para el ejercicio de derechos

Las solicitudes relacionadas con el ejercicio de derechos podrán enviarse al correo dev@tarss.com.co. TARSS dará respuesta en un plazo máximo de cuarenta y ocho (48) horas hábiles.

Una vez recibida la solicitud, TARSS procederá a verificar la identidad del solicitante y determinar si actúa como responsable o encargado del tratamiento. En caso de que TARSS actúe como encargado, la solicitud podrá ser remitida al cliente responsable para su gestión.

15. Responsabilidad del cliente

El cliente es el único responsable de garantizar que el tratamiento de datos personales realizado mediante la plataforma cumpla con la normativa aplicable, incluyendo la obtención de autorizaciones, la definición de la base legal, la atención de derechos de los titulares y el cumplimiento de las obligaciones regulatorias correspondientes.

TARSS no recolecta ni valida consentimientos en nombre del cliente ni asume responsabilidad por el uso que este haga de la plataforma .

16. Incidentes de seguridad

En caso de incidentes que afecten la seguridad de la información, TARSS podrá adoptar las medidas necesarias para mitigar el riesgo, investigar lo ocurrido y proteger la integridad del sistema. Cuando sea razonablemente posible, TARSS podrá notificar a los clientes afectados.

17. Menores de edad

La plataforma no está dirigida a menores de edad. El cliente es responsable de evitar el tratamiento indebido de datos personales de menores mediante el uso del servicio.

18. Cookies y tecnologías de seguimiento

TARSS puede utilizar herramientas de análisis y seguimiento, incluyendo Google Analytics y Meta Pixel, con el fin de comprender el comportamiento de los usuarios, mejorar la experiencia y optimizar el servicio.

19. Modificaciones a la política

TARSS podrá modificar la presente Política de Privacidad en cualquier momento para reflejar cambios normativos, técnicos, operativos o comerciales. Las modificaciones entrarán en vigor a partir de su publicación.

20. Contacto

Para cualquier consulta relacionada con esta política o el tratamiento de datos personales, los titulares pueden comunicarse a través del correo dev@tarss.com.co.